반품요청서 양식 및 작성방법

납품받은 물품에 불량·오배송 등의 문제가 있을 때 공급자에게 반품을 요청하는 문서.

반품요청서란?

반품요청서는 납품 완료된 물품에서 하자, 규격 불일치, 오배송 등의 문제가 발견됐을 때 구매자가 공급자에게 반품과 교환 또는 환불을 요청하는 문서다. 검수 결과와 사유를 명확히 기재해 처리 근거로 삼는다.

언제 제출하는가

납품·검수 과정에서 불량이나 오배송을 확인한 즉시.

누가 작성하는가

검수 담당자 또는 구매 담당자.

어디에 제출하는가

공급자에게 문서 또는 이메일로 전달한다.

항목별 작성방법

실제 작성예시

예시는 가상의 데이터이며 실제 업체 정보를 사용하지 않습니다.

자주 틀리는 부분

• 반품 사유를 구체적으로 기재하지 않아 처리 지연
• 반품 기한을 확인하지 않고 요청해 반려됨
• 검수 근거(사진 등) 없이 구두로만 통보
• 처리 희망 방식을 명시하지 않음

제출 전 체크리스트

• 반품 대상을 정확히 특정했는가
• 반품 사유를 구체적으로 기재했는가
• 반품 기한 이내인가
• 처리 희망 방식을 명시했는가

관련 서식

• 납품서
• 검수체크리스트
• 거래명세표