거래처원장 양식 및 작성방법
거래처별 거래일·품목·금액·미수금 현황을 누적 기록하는 원장.
최종 확인: 2026-08-19 · 검수: 실무폼 편집 — 법령·조달청 공식자료 대조
거래처원장란?
거래처원장은 거래처별로 거래일, 품목, 공급가액, 입금·미수금 현황을 시간순으로 누적 기록하는 내부 관리용 원장이다. 거래처별 채권·채무 잔액을 파악하고 대금 회수 관리를 하는 근거 자료로 쓰이며, 관리 항목·작성 주기·채권채무 구분 방식은 회사 회계 규정에 따라 다를 수 있으므로 이 양식은 예시로 활용한다.
언제 제출하는가
거래가 발생할 때마다, 그리고 입금이 확인될 때마다 즉시 기재한다.
누가 작성하는가
회계 또는 영업 담당자가 거래처별로 작성·관리한다.
어디에 제출하는가
별도 제출처는 없으며 회계 부서 내 보관하고, 결산·채권 관리 시 확인 자료로 제시한다.
작성 전에 준비할 자료
입력하거나 준비할 항목을 먼저 확인하세요. 기관 지정양식과 공고의 요구사항을 함께 대조하세요.
| 항목 | 찾아둘 자료·확인할 내용 |
|---|---|
| 거래일·품목 · 공급가액·세액 | 청구서 |
항목별 작성방법
| 항목 | 무엇을 입력하는가 | 확인자료 |
|---|---|---|
| 거래처 정보 | 거래처명 등 기본 정보를 기재한다. 사업자등록번호·담당자 연락처는 관리 목적상 필요한 경우에 선택적으로 추가한다. | |
| 거래일·품목 | 청구서·거래명세표를 기준으로 거래일과 품목·수량을 기재한다. | 청구서 |
| 공급가액·세액 | 부가세 포함 여부를 구분해 공급가액과 세액을 각각 기재한다. | 청구서 |
| 입금 내역 | 입금일과 입금액을 기재하고 미수 잔액을 자동 또는 즉시 갱신한다. | |
| 미수금 잔액 | 누적 거래금액에서 입금액을 뺀 잔액을 최신 상태로 유지한다. |
작성 예시
| 거래처명 | ○○상사 |
|---|---|
| 거래일 | 2026.08.05. |
| 품목 | LED 투광등 50W 10EA |
| 공급가액 | 850,000 |
| 미수잔액 | 0 |
예시는 가상의 데이터이며 실제 업체 정보를 사용하지 않습니다.
자주 틀리는 부분
- 거래 발생 즉시 기재하지 않아 미수금 파악 지연
- 부가세 포함/별도 표기를 청구서와 다르게 기재
- 입금 내역을 누락해 미수 잔액이 실제와 불일치
- 거래처 정보(사업자번호 등)를 기재하지 않아 대사 곤란