퇴직증명서 양식 및 작성방법
근로자가 특정일에 퇴직했다는 사실과 퇴직일·재직기간·퇴직사유를 회사가 공식으로 증명하는 문서. 근로기준법상 사용증명서의 하나로, 이직·국민연금 정산 등 참고자료로 쓰인다.
최종 확인: 2026-08-19 · 검수: 실무폼 편집 — 법령·조달청 공식자료 대조
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퇴직증명서란?
퇴직증명서는 근로자가 실제로 퇴직했다는 사실과 퇴직일, 재직기간, 담당업무를 회사가 확인해 발급하는 문서다. 근로기준법상 사용증명서에 해당하며, 이직처 제출, 국민연금 임의계속가입 확인 등 다양한 용도로 쓰인다. 고용보험 실업급여 신청의 공식 증빙은 사업주가 고용보험시스템에 신고하는 이직확인서 및 상실신고와 별개이므로 이를 구분해야 하며, 이 문서는 그 보완자료로 활용되는 경우가 있다. 재직증명서가 '재직 중'을 증명하는 것과 달리, 퇴직증명서는 '퇴직했다'는 사실 자체를 증명하는 점이 다르다.
언제 제출하는가
근로자가 퇴직 후 실업급여 신청, 이직, 국민연금 관련 절차 등에서 퇴직 사실 증빙이 필요할 때 회사에 발급을 요청한다.
누가 작성하는가
인사담당자가 퇴직 처리 완료 후 인사기록을 근거로 작성하고 대표자 직인을 날인한다.
어디에 제출하는가
퇴직자 본인이 고용센터·국민연금공단·이직처 등 제출처에 직접 제출한다.
항목별 작성방법
| 항목 | 무엇을 입력하는가 | 확인자료 |
|---|---|---|
| 퇴직일자 | 인사기록상 실제 마지막 근로일 등 회사가 정한 퇴직일을 기재한다. 고용보험 상실일 등 관련 신고 기준일과 다를 수 있으므로 혼동하지 않도록 확인한다. | 인사기록카드 |
| 재직기간 | 입사일부터 퇴직일까지의 전체 기간을 기재한다. | 인사기록카드 |
| 담당업무·직위 | 퇴직 시점 기준 최종 직위와 주요 담당업무를 기재한다. | |
| 퇴직 사유 | 실업급여 신청용이면 고용보험 상실신고 사유와 일치하게 기재한다. | 고용보험 상실신고 |
| 용도 | 근로자가 밝힌 제출 목적(실업급여용, 이직용 등)을 기재한다. |
실제 작성예시
| 성명 | ○○○ |
|---|---|
| 재직기간 | 2022. 03. 02. ~ 2026. 08. 16. |
| 퇴직일자 | 2026. 08. 16. |
| 퇴직사유 | 자진퇴사 |
| 용도 | 실업급여 신청용 |
예시는 가상의 데이터이며 실제 업체 정보를 사용하지 않습니다.
자주 틀리는 부분
- 고용보험 상실신고 사유와 다른 퇴직사유를 기재
- 퇴직일자를 마지막 근무일과 4대보험 상실일 중 혼동해 기재
- 용도를 확인하지 않고 임의로 기재
- 직인 누락